普利司通（中國）投資有限公司通過導(dǎo)入柯尼卡美能達(dá)的解決方案成功解決了以前在使用辦公設(shè)備中存在的困擾。并且IC卡認(rèn)證解決方案的使用，根本改善信息安全性的同時(shí)，也提升了工作效率。此外，使用統(tǒng)計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)使用情況的可視化，削減了輸出張數(shù)，再加上削減工作工時(shí)等各項(xiàng)改善，成功地實(shí)現(xiàn)了辦公環(huán)境優(yōu)化和成本控制。

辦公室打印輸出難以控制浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重

在普利司通位于上海的辦公室內(nèi)，之前放置著復(fù)印機(jī)等單一功能的辦公設(shè)備約20臺(tái)，如此眾多的機(jī)器給日常辦公帶來了很多問題。該公司企劃管理部部長室岡隆志先生講到“哪個(gè)人用了哪個(gè)設(shè)備，使用的情況怎么樣，是很難掌握的。所以，想要縮減打印張數(shù)，卻也沒有找到什么有效的手段。除了呼吁削減輸出用紙之外，就沒有其他的對(duì)策了”。

     在業(yè)務(wù)方面，也有不少的課題。員工如果不馬上去取自己輸出的文件，就可能會(huì)混在其他員工輸出的文件里，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)被別人錯(cuò)拿等現(xiàn)象。該公司的IT運(yùn)營擔(dān)當(dāng)沈夢思先生說“特別是業(yè)務(wù)非常繁忙的時(shí)候，會(huì)忘記辦公設(shè)備上輸出的文件，到回家時(shí)才想起來，這樣的情況也是時(shí)有發(fā)生的”

     由于辦公設(shè)備故障應(yīng)對(duì)等管理工作量也很大，因此影響到了IT部門制定戰(zhàn)略性IT管理方案的核心業(yè)務(wù)。

利用現(xiàn)有員工工作證 有效實(shí)現(xiàn)復(fù)合機(jī)的認(rèn)證管理

     在選擇辦公設(shè)備時(shí)候主要有兩個(gè)選擇條件。既要能掌握辦公設(shè)備的使用情況，又要使發(fā)出輸出指令的本人才能將打印文件取出。“選定柯尼卡美能達(dá)的理由，是因?yàn)榭梢詽M足我們所有的要求，而且實(shí)現(xiàn)這些要求的方法比其他任何一家公司都要簡單、合理”沈先生這樣介紹道。

     具體實(shí)現(xiàn)這些要求的方法，關(guān)鍵是使用了ＩＣ卡，柯尼卡美能達(dá)的復(fù)合機(jī)可以通過ＩＣ卡認(rèn)證打印，實(shí)現(xiàn)了只有本人才能拿到自己輸出文件的功能。而普利司通（中國）本來就有發(fā)給員工作為工作證的ＩＣ卡，用于進(jìn)出公司的門禁系統(tǒng)。柯尼卡美能達(dá)復(fù)合機(jī)可以將現(xiàn)有的ＩＣ卡（工作證）繼續(xù)使用于認(rèn)證打印功能上。

     “工作證的話，每個(gè)人都有。如果可以運(yùn)用在打印認(rèn)證方面，就省去了發(fā)新卡和管理２張卡的工作了。無需增加工作量和成本，就能夠引進(jìn)和使用，這點(diǎn)非常的好”（室岡部長）。除了ＩＣ卡之外，管理軟件也深受好評(píng)。柯尼卡美能達(dá)可以提供輸出張數(shù)統(tǒng)計(jì)和分析軟件等一些使復(fù)合機(jī)更加便于管理，有效運(yùn)用的軟件。柯尼卡美能達(dá)產(chǎn)品優(yōu)越的使用界面，豐富的功能，非常值得信賴，沈先生評(píng)價(jià)說，“感受到柯尼卡美能達(dá)的用戶管理系統(tǒng)很完善”。

利用管理軟件控制輸出張數(shù)及提高安全性

     普利司通原有的約20臺(tái)辦公設(shè)備，已替換成柯尼卡美能達(dá)的彩色復(fù)合機(jī)共計(jì)5臺(tái)。現(xiàn)約有200名左右的員工在使用。成功導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)解決方案之后，員工取輸出文件，一般都會(huì)在比較方便的時(shí)候一次性去取自己輸出的文件。室岡部長感言道，“這樣也節(jié)省了來回取文件的時(shí)間，改善后的效果雖然看不到，但是貢獻(xiàn)卻很大。現(xiàn)在要是回到以前的工作方式，工作效率肯定是會(huì)下降的”。正是由于新安裝了IC卡認(rèn)證功能，改善了工作方式，提高了工作效率。

     此外，在削減辦公設(shè)備運(yùn)行成本方面，也取得了很好的效果。每個(gè)員工的輸出張數(shù)可以進(jìn)行具體的統(tǒng)計(jì)和分析。所以間接地限制了員工的輸出量。輸出數(shù)量在剛開始使用的半年里就減少了10%。作為下一個(gè)階段的管理，采取了通知所有員工各自的輸出張數(shù)的措施后，輸出張數(shù)明顯下降了。通過提升員工的節(jié)約意識(shí)，取得了削減輸出量的效果。“下了輸出指令后，如果不要輸出了，可以在操作面板上取消打印，沒有打印出來的文件，系統(tǒng)也會(huì)在幾小時(shí)后自動(dòng)刪除文件。這樣一來，輸出量自然就減少了”沈先生還這樣解釋道。

     輸出文件被錯(cuò)取或隨意放置的現(xiàn)象也因?yàn)橐M(jìn)了IC卡認(rèn)證打印，變成由本人確認(rèn)后再輸出的方式。沈先生說“輸出文件的隨意放置已經(jīng)沒有了，被錯(cuò)取的情況也減少到了最低限度。由此可以看出，安全性方面也提升到了很高的水平”沈先生認(rèn)為導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)解決方案后實(shí)現(xiàn)了比預(yù)期更大的效果。

     在其他方面，例如減少了設(shè)備數(shù)量，相對(duì)的故障應(yīng)對(duì)的管理工作量也減少了約40%，增加了在核心業(yè)務(wù)上投入的時(shí)間。放置空間和電費(fèi)等的減少也成為削減成本的一部分，為公司帶來了各種益處。

     該公司今后也會(huì)不斷對(duì)辦公環(huán)境進(jìn)行改善“現(xiàn)階段如果員工信息發(fā)生變化，要到各個(gè)復(fù)合機(jī)中注冊登錄。總有一天，會(huì)考慮引進(jìn)注冊工作一次性就能實(shí)現(xiàn)的管理工具”沈先生也談到了今后的構(gòu)想。通過柯尼卡美能達(dá)的支持，普利司通全面優(yōu)化辦公環(huán)境，以期待實(shí)現(xiàn)提高工作效率，成本削減，加強(qiáng)安全性等方面，從而更加提升企業(yè)自身價(jià)值。